Pracę merytoryczną warto zaplanować. I jednocześnie wyraźnie zaznaczyć ten czas w kalendarzu. Ktoś kiedyś powiedział, że jeśli ty sam/sama nie zaplanujesz swojego życia to ktoś zaplanuje je za ciebie. I to też działa w zawodowym życiu; niestety jest bardzo duże ryzyko, że jak tego czasu nie zaplanujesz to kolejny wieczór spędzisz przy biurku a nie kolacji z przyjaciółmi.
O czym warto pamiętać?
Po pierwsze, każda sprawa nad którą pracujemy to zawsze co najmniej trzy fazy pracy merytorycznej – musisz przeanalizować stan faktyczny, zastanowić się nad przepisem i ubrać swoje rozwiązanie w słowa. Co oznacza, że nie powinniśmy zakładać że praca dla klienta X to tylko „napisanie krótkiego pisma”. To „napisanie krótkiego pisma” to przecież tylko kawałek fazy pracy nad produktem prawnym. A gdzie te pozostałe dwie?
Po drugie, planując musisz być elastyczny/a. Specyfika naszego zawodu niestety mocno sam proces planowania utrudnia. Niektóre sprawy wpadają do kalendarza w zasadzie z dnia na dzień, z godziny na godzinę. Wokanda się przedłuża. Zostaw sobie zawsze lekki margines swobody.
Po trzecie, uwzględnij zjawisko „złudzenia planowania”. To nasza ludzka tendencja do zbyt optymistycznej oceny sytuacji co prowadzi do tego, że niepoprawnie (zbyt optymistycznie) szacujemy czas potrzebny na realizację zadania. No i niestety raczej ten zakładany czas - skracamy. Nie godzina, tylko pół. Dlaczego? Jest kilka powodów:
-
- wizualizujemy sobie najbardziej optymistyczne scenariusze; przecież nic się po drodze na pewno nie wydarzy,
- czyjeś pragnienia wpływają na naszą obiektywną ocenę rzeczywistości; klient bardzo chce, naciska, zależy mu na czasie więc ulegamy mu. Ja nie dam rady?
- mamy skłonność do tego, że chcemy pokazać, że potrafimy efektywnie wykonać zadanie szybciej. Przecież się na tym znam, prawda?
- uważamy też czasem, zwłaszcza na początku prawniczej ścieżki, gdy dopiero zaczynamy naszą przygodę z zawodem, że im szybciej coś zrobimy to tym lepiej. Budujemy swój wizerunek więc chcemy zrobić na kliencie dobre wrażenie…
- zbyt wysoko (znów ten optymizm) oceniamy swoje umiejętności i zakładamy, że potrafimy zrobić rzeczy w krótszym czasie. A nowa sprawa na biurku – jak się okazuje zwykle późną już nocą – to jednak mocno różni się od tej którą zamknęliśmy tydzień temu
Co jeszcze ważne?
Poświęć trochę czasu na planowanie. Zastanów się - przez chwilę - zanim mechanicznie wpiszesz dwie godziny do kalendarza. Te kilka minut – na taką refleksję – może uchronić cię od nerwowego wieczoru i lekko stresującego napięcia, gdy w pośpiechu, patrząc na zegarek, wysyłasz pismo, co do którego masz trochę wątpliwości, do klienta.
A na koniec, gdy oszacujesz już liczbę godzin, które według ciebie będą potrzebne na wykonanie pracy, dodaj do nich jeszcze trochę czasu na te ewentualne zdarzenia losowe. Zastosuj - także tutaj - zasadę ostrożności procesowej....